Hva er (god) (nok) beredskap?

For hele verden har de siste månedene vært preget av stor usikkerhet. Hvor farlig er egentlig dette viruset? Har helsevesenet kapasitet? Hva skjer med økonomien når samfunnet stenges ned? Når verden nå åpner sakte opp igjen er det fortsatt usikkerhet rundt hvilke regler som gjelder for hvem, og ikke minst når de gjelder fra. Når kan vi begynne å fly igjen? Når kan vi arrangere festival? Når skal vi ta tilbake permitterte? Hvordan skal min virksomhet planlegge når jeg ikke vet hva jeg har lov til å gjøre når?

Situasjonen nå er ekstrem, og lite kan sammenliknes med det vi har opplevd de siste månedene, men faktum er at usikkerhet, og gjerne ukjent usikkerhet, er en stor del av det å drive virksomhet. Konkurrenter og nye aktører lanserer bedre produkter til lavere pris. Og de gjør det stadig hyppigere. Datasystemer blir hacket og kundedata kommer på avveie. Løsepenger på data er ikke uvanlig lenger. Nøkkelpersoner slutter eller utsettes for en ulykke. Produktet du selger tilfredsstiller ikke nye lovkrav og må tas av markedet til det er endret. Verdikjeder endres raskere og raske tilpasninger kreves. Alt dette må planlegges for, og mange virksomheter har omfattende beredskapsplaner som beskriver hva de skal gjøre ved slike hendelser. Likevel, i 2020 har jeg hverken lest eller hørt noen si: «Vi hadde nok beredskap.»

I denne situasjonen har selv de mest omfattende beredskapsplaner blitt satt under et ekstremt press. Det at hele bransjer får «driftsforbud» og alle inntekter forsvinner over natten er det nesten umulig å planlegge for. Men vi drister oss til å si at de som systematisk over tid har jobbet med beredskap har håndtert selv denne situasjonen ganske bra. Men hva er (god) (nok) beredskap?

Likevel, i 2020 har jeg hverken lest eller hørt noen si: «Vi hadde nok beredskap.»

Læring fra tidligere kriser

Olje. I løpet av 2015 falt oljeprisen fra over 100 dollar fatet til under 30. Lønnsomheten i oljesektoren ble satt under betydelig press. Feltutbygging ble stanset, verftene slet med å få nye kontrakter og industrien gikk til massepermitteringer og -oppsigelser. I Norge ble naturlig nok Vestlandet hardest rammet, og blant annet opplevde Stavanger et boligprisfall på rundt 10%, mens i andre deler av landet fortsatte prisene å stige. Læringen fra krisen var mange, men først og fremst førte det til en innstramming i kostnadsforbruk, og felter ble dermed gjort lønnsomme på mye lavere oljepris enn tidligere. I tillegg fortsatte utviklingen av ny teknologi og mer effektive måter å jobbe på. Oljeprisen er igjen nede på samme nivåer som for 4-5 år siden, men denne gangen er utfordringene mer knyttet til utfordringene i etterspørselen som følge av stengte samfunn, og ikke minst tilpasning mot en forretningsmodell hvor bærekraftighet står sentralt.

Bank og finans. I 2008 opplevde vi en av århundrets største finanskriser. Verdens børser falt 50 prosent i løpet av noen måneder, store banker gikk konkurs og flere land var på randen av økonomisk sammenbrudd. Arbeidsledigheten økte, virksomheter gikk konkurs, privat konsum falt og boligmarkedet «stoppet opp». Læringene var også her mange, men først og fremst ble det i ettertid et massivt fokus på soliditet og kapitalkrav hos bankene. I tillegg ble det innført regelverk som skulle beskytte kunder mot kreative finansprodukter med høye gebyrer og uforståelig innhold. Banknæringen er i dag derfor både mer solid, og ikke minst selger de produkter og driver rådgivning mye mer forbrukervennlig.

Kriser skaper muligheter

Enhver krise er også en mulighet. Mulighet til å omstille seg og redefinere virksomheten. Mulighet til å rydde opp i prosesser og rutiner og effektivisere seg til mer suksess. Mulighet for å bruke kreativitet til nye forretningsmodeller. Mulighet til å gjøre ting bedre enn de var. De siste månedene har mange både små og store virksomheter blitt satt i en ekstrem situasjon. Få tenkte nok at det var mulig å over natten å gi store deler av norsk næringsliv nærmest yrkesforbud. Likevel, da regjeringen 12. mars «stengte» Norge, var det nettopp dette som skjedde. Men hva førte det til?

Kreativitet. Allerede har vi sett mange eksempler på endring av forretningsmodeller. Folk kan ikke gå i butikkene – da setter levererandører opp nettbutikker i stor skala. Folk kan ikke gå på konsert eller kino – da settes det opp drive-ins eller nettkonserter. Folk kan ikke gå på treningsstudio inne – da blir det trening på nett eller ute. Folk kan ikke gå i barnetog på 17.mai – da arrangeres bil- og båttog.

Digital samhandling. Det har vært skrevet kilometervis med artikler om digital samhandling og nye plattformer som tas i bruk. Takket være vår grunnleggende gode tekniske infrastruktur i Norge har dette fungert utmerket. Faktisk mye bedre enn mange ville spådd på forhånd dersom et slikt forslag ville kommet i «fredstid». Etter 2 måneder virker det likevel som de fleste gleder seg til å treffe flere mennesker fysisk igjen. Meg inkludert! Men at flere møter kommer til å foregå digitalt også fremover er det nok liten tvil om.

Beredskap. Vi har fått grundig innføring i krisehåndtering og uforutsette hendelser, og vi har forstått viktigheten av god planlegging for «hva hvis». De fleste virksomheter har i «fredstid» opplevd at de har gode beredskapsplaner. Nå har de blitt testet til det ytterste og mange har innsett behovet for å tenke mer beredskap. I en verden med mer usikkerhet og med større uforutsigbarhet er behovet for god beredskap og være godt forberedt synonymt med sunn forretningsdrift. Denne gangen var det et virus - (mest sannsynlig) fra et dyremarked. Neste gang kan det være laget av kriminelle eller noe helt annet. PST sine trusselvurderinger mot samfunnet og mot enkeltbedrifter har gjort en sterk dreining de siste årene mot mer IT-relatert og sofistikert kriminalitet. På et felt hvor kriminaliteten stadig utvikler kompetanse trenger virksomheter å gjøre det samme for å kunne håndtere angrep.

5 steg til bedre beredskap

Beredskap kan for mange virke stort, uhåndgripelig og krevende å ta fatt på i en hektisk hverdag. Enkelt forklart handler det om å være forberedt når noe uventet skjer. God beredskap handler ikke om beredskapsplanen i seg selv, men snarere om at virksomheten har planlagt for at morgendagen kan bli totalt annerledes enn dagen i dag. Dette skapes best gjennom systematisk arbeid over tid på alle områder i virksomheten. Har du etablert en kultur for struktur og planlegging mener vi det er kortere vei til å få til bedre beredskap. Under har vi definert 5 enkle metodiske steg:

1. Hva kan gå galt? Definer potensielle trusler virksomheten kan utsettes for

2. Hvilke lovkrav finnes? Sett deg inn i hva loven krever for å drive virksomhet i din bransje

3. Hvem har ansvaret for hva? Beskriv hvem som skal varsle hvem som har hvilket ansvar

4. Hvordan utføres beredskapen i praksis? Sett av tid til trening på scenariobaserte øvelser

5. Hvor ofte oppdateres planen? Sørg for å oppdatere planen jevnlig til endringer i risikobildet

Enkelt forklart handler det om å være forberedt når noe uventet skjer.

Men hva er nok beredskap?

Det er avgjørende at alle virksomheter (i alle fall av en viss størrelse) har dedikert en person(er) med ansvar for beredskap. Planer må oppdateres jevnlig og det må trenes, simuleres og drilles på at når ting inntreffer vet alle hva som skal gjøres. Tiden for å finne ut hvem som gjør hva er da definitivt for sent. Det må stå i planen.

Er det riktig å være forberedt på en ny Corona-krise? Skal du planlegge for at kriminelle tar beslag i alle dataene dine? For en stor virksomhet mener vi svaret er ja. For en mindre mener vi også svaret er ja. Virksomheten er ditt og mange andre sitt livsgrunnlag, og da skylder du både deg selv og de andre å ha planer for både gode og dårlige tider.

Evalueringen av Corona-pandemien kommer til å bli analysert og forsket på over hele verden i lang tid. Om vi noen gang kommer til å få et svar på hva «den riktige strategien» er, virker vanskelig å tro på nå, men en konklusjon rundt hvilke tiltak som fungerer bedre og dårligere vil vi helt sikkert få. Det er viktig for nasjoner å vite, men også for virksomheter. Etter hvert som svarene kommer bør du sørge for å følge med og oppdatere din beredskapsplan – ikke bare for beredskapen sin skyld, men for å sikre din virksomhet mot fremtidige verditap.

Beredskap er et arbeid som aldri tar helt slutt. Det må kontinuerlig være en del av hvordan du håndterer din virksomhet. Først da finner du ut hva som er (god) (nok) beredskap for din virksomhet.

Lykke til!.